Kolonie dla firm – na czym polega współpraca?
Kolonie dla firm to wakacyjne wyjazdy dla dzieci pracowników, które pracodawca organizuje albo dofinansowuje, najczęściej z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Dla rodzica to pewny plan na lato i niższy koszt wyjazdu. Dla firmy to świadczenie, które pracownicy naprawdę wykorzystują i pamiętają, a dział kadr nie musi samodzielnie szukać organizatora, ośrodków ani przewoźnika.
Jaworzyna Tour organizuje kolonie dla dzieci i obozy młodzieżowe od 1994 roku. Przez ponad 30 lat wyjechało z nami ponad 120 000 uczestników. Każdy wyjazd przygotowujemy sami, od wyboru ośrodka po rekrutację i szkolenie kadry, a biuro działa w Krakowie przy Rynku Podgórskim 7. Firmie proponujemy dokładnie to, co rodzicom: sprawdzone turnusy w Polsce i za granicą, z opieką, ubezpieczeniem i zgłoszeniem do kuratorium oświaty.
Współpracę dopasowujemy do wielkości firmy i do tego, jak działa Wasz regulamin ZFŚS. Część pracodawców dopłaca do wyjazdów wybranych przez pracowników, inni rezerwują miejsca na konkretnych turnusach, a większe zakłady zamawiają wyjazd tylko dla dzieci swoich pracowników.
Trzy modele współpracy z pracodawcą
| Model | Dla jakiej firmy | Kto wybiera termin i miejsce | Rozliczenie |
|---|---|---|---|
| Dofinansowanie wyjazdu z oferty | Każda firma, także z kilkorgiem zainteresowanych pracowników | Rodzic wybiera turnus z aktualnej oferty | Dopłata pracodawcy według regulaminu ZFŚS, resztę płaci rodzic |
| Pula miejsc na wybranych turnusach | Firma, która chce, żeby dzieci pracowników jechały razem | Firma wybiera turnusy, pracownicy zapisują dzieci | Ustalane w ofercie: jedna faktura dla firmy albo podział z rodzicami |
| Turnus lub wyjazd tylko dla Waszej grupy | Większy zakład, zwykle od 15 dzieci w Polsce i od 30 za granicą | Wspólnie: kierunek, termin, miejsce zbiórki i program | Indywidualna wycena i umowa z firmą |
Dofinansowanie wyjazdu z oferty
Najprostszy model. Pracownik wybiera dla dziecka turnus z aktualnej oferty i rezerwuje go jak każdy rodzic, online, telefonicznie albo w biurze. Firma dopłaca ustaloną kwotę zgodnie ze swoim regulaminem. Dane do faktury warto podać już przy rezerwacji, a dokumenty potrzebne do rozliczenia dopłaty przygotujemy po potwierdzeniu wyjazdu. Ten model sprawdza się, gdy dzieci pracowników są w różnym wieku i mają różne plany wakacyjne.
Pula miejsc na wybranych turnusach
Firma wskazuje turnusy, które chce zaproponować pracownikom, na przykład kolonię nad morzem dla młodszych dzieci i obóz za granicą dla nastolatków. Ustalamy liczbę miejsc, termin zapisów i sposób płatności, a pracownicy zapisują dzieci w ramach tej puli. Liczba wolnych miejsc na popularnych turnusach jest ograniczona, dlatego taki plan najlepiej ustalić z wyprzedzeniem.
Turnus lub wyjazd tylko dla Waszej grupy
Przy większej liczbie dzieci możemy przygotować wyjazd zamknięty: z własnym terminem, kierunkiem i programem dopasowanym do wieku uczestników. W Polsce taki wyjazd zwykle zaczyna się od 15 osób, a za granicą od 30. Miejsce odbioru dzieci, na przykład przy siedzibie firmy, ustalamy w ofercie razem z transportem. Zasady organizacji wyjazdów grupowych opisujemy także na stronie wyjazdy dla grup zorganizowanych.
Dofinansowanie kolonii z ZFŚS – co warto wiedzieć
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych obowiązkowo tworzą pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, a mniejsze firmy mogą go utworzyć dobrowolnie. Z funduszu można finansować wypoczynek, w tym zorganizowany wypoczynek dzieci pracowników. Zasady przyznawania dopłat określa regulamin funduszu w Waszej firmie.
- Kryterium socjalne. Wysokość dopłaty z ZFŚS zależy od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika. Dlatego dopłaty zwykle różnią się między pracownikami, a firma ustala progi w regulaminie.
- Podatek. Dopłaty z ZFŚS do wypoczynku dzieci i młodzieży do 18 lat w formie kolonii i obozów są zwolnione z podatku dochodowego (art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy o PIT). Szczegóły rozliczenia, zwłaszcza przy uczestnikach pełnoletnich, warto potwierdzić z księgowością.
- Dokumenty. Wystawiamy faktury VAT na firmę albo na rodzica i przygotujemy dokumenty, których wymaga Wasz regulamin do rozliczenia dopłaty.
- Wypoczynek zgłoszony do kuratorium. Każdy nasz turnus jest zgłoszony do kuratorium oświaty w bazie wypoczynku. To ważne, gdy regulamin funduszu wymaga, by dopłata dotyczyła zorganizowanego wypoczynku dzieci.
- Firma bez ZFŚS. Pracodawca, który nie tworzy funduszu, również może dopłacić do wyjazdu dzieci pracowników. Skutki podatkowe takiej dopłaty są wtedy inne, dlatego formę finansowania warto uzgodnić z księgowością przed ogłoszeniem programu.
Więcej o płatnościach, fakturach i dofinansowaniu przeczytasz na stronie informacje dla klientów.
Co zyskuje firma, a co pracownicy?
Korzyści dla pracodawcy
- Świadczenie, które ma znaczenie. Wakacje dzieci to jeden z największych wydatków i problemów organizacyjnych rodziców. Dopłata do kolonii jest konkretna, widoczna i łatwa do wyjaśnienia pracownikom.
- Spokojniejsze lato w zespole. Gdy dzieci mają zaplanowany wyjazd z opieką, rodzicom łatwiej ułożyć urlopy i grafik pracy w czasie wakacji szkolnych.
- Wizerunek pracodawcy. Program wakacyjny dla dzieci pracowników dobrze wspiera rekrutację i budowanie przywiązania do firmy, szczególnie tam, gdzie zespół tworzy wielu rodziców.
- Mniej pracy dla działu kadr. Organizację wyjazdu, kontakt z rodzicami w sprawie rezerwacji i dokumenty bierzemy na siebie. Firma ustala zasady, a my przeprowadzamy resztę.
- Przejrzyste rozliczenie. Faktura VAT i dokumenty do ZFŚS przygotowane w sposób uzgodniony na początku współpracy.
Korzyści dla pracowników i ich dzieci
- Niższy koszt wyjazdu dzięki dopłacie pracodawcy.
- Sprawdzony organizator, wpisany do rejestru organizatorów turystyki i należący do Polskiej Izby Turystyki.
- Opieka i bezpieczeństwo. Na jednego wychowawcę przypada najwyżej 15 uczestników, każdy uczestnik jest ubezpieczony w Signal Iduna (NNW w Polsce, NNW i koszty leczenia za granicą), a kadrę szkolimy na własnych kursach dla wychowawców.
- Wybór dopasowany do wieku. Kolonie dla dzieci 7–12 lat (w Darłówku od 6 lat) i obozy młodzieżowe dla nastolatków 13–19 lat.
- Kontakt z biurem. Rodzic rozmawia z ludźmi, którzy znają turnus, a nie z anonimową infolinią.
Jakie wyjazdy możemy zaproponować pracownikom?
Firmie proponujemy wyjazdy z aktualnej oferty sezonu albo wyjazd przygotowany dla Waszej grupy na bazie naszych sprawdzonych ośrodków i hoteli.
- Kolonie dla dzieci – dla najmłodszych uczestników: morze, góry i programy z codziennymi zajęciami, w ośrodkach przygotowanych na pobyt dzieci.
- Obozy młodzieżowe – dla nastolatków: programy sportowe, przygodowe i twórcze w Polsce oraz wakacje w nadmorskich kurortach za granicą.
- Obozy w Polsce – Bałtyk, góry, Bieszczady i centrum kraju, z dojazdem autokarem.
- Obozy zagraniczne – między innymi Hiszpania, Włochy, Bułgaria, Grecja i Malta, autokarem albo samolotem.
- Obozy autokarowe – wyjazdy z kilku miast w Polsce; przy wyjeździe tylko dla Waszej grupy miejsce zbiórki ustalamy indywidualnie.
Jeśli dzieci pracowników są w różnym wieku, najlepiej połączyć dwa kierunki: kolonię dla młodszych i obóz dla starszych. Tak przygotowany program obejmuje całe rodzeństwa, a rodzice nie muszą szukać dwóch organizatorów.
Jak wygląda współpraca krok po kroku?
- Zapytanie. Wypełnij formularz na końcu strony albo zadzwoń. Podaj orientacyjną liczbę dzieci, ich wiek, preferowane terminy i model współpracy, który rozważacie.
- Rozmowa. Omawiamy zasady Waszego regulaminu ZFŚS, budżet i oczekiwania pracowników, a potem proponujemy model współpracy i konkretne turnusy.
- Oferta. Dostajecie propozycję z terminami, zakresem świadczeń, zasadami płatności i dokumentami do rozliczenia.
- Informacja dla pracowników. Przekazujemy opisy turnusów i linki do ofert, które możecie udostępnić w firmie, wraz z terminem zapisów.
- Zapisy i dokumenty. Rodzice zapisują dzieci, a my potwierdzamy rezerwacje, wystawiamy faktury i przygotowujemy dokumenty do rozliczenia dopłat.
- Wyjazd. Przed turnusem rodzice dostają informacje wyjazdowe, a w czasie pobytu dziećmi opiekuje się nasza kadra.
Kiedy zaplanować kolonie dla dzieci pracowników?
Najlepiej na początku roku, gdy firmy zatwierdzają plan świadczeń socjalnych, a w ofercie są jeszcze wszystkie terminy. Najpopularniejsze turnusy, czyli wyjazdy nad morze w lipcu i obozy zagraniczne, wyprzedają się najszybciej. Przy wyjeździe tylko dla Waszej grupy zgłoś się co najmniej 2–3 miesiące przed planowanym terminem, a w sezonie letnim nawet wcześniej, bo wtedy łatwiej o wybrany ośrodek i transport.
Formalności i bezpieczeństwo
Dla działu kadr i dla rodziców najważniejsze są twarde fakty. Jaworzyna Tour ma wpis do rejestru organizatorów turystyki prowadzonego przez Marszałka Województwa Małopolskiego i jest członkiem Polskiej Izby Turystyki. Każdy turnus zgłaszamy do kuratorium oświaty, a każdy uczestnik jest ubezpieczony. Dokumenty możesz obejrzeć na stronie certyfikaty Jaworzyna Tour, a o ludziach, którzy prowadzą biuro i kadrę, przeczytasz w zakładce o nas.
Najczęstsze pytania firm o kolonie dla dzieci pracowników
Czy firma może dofinansować tylko część kosztu kolonii?
Tak. Najczęściej pracodawca dopłaca ustaloną kwotę, a resztę płaci rodzic. Wysokość dopłaty zależy od regulaminu ZFŚS i kryterium socjalnego, więc może się różnić między pracownikami.
Czy wystawiacie fakturę VAT na firmę?
Tak. Wystawiamy faktury VAT na firmę albo na rodzica, zależnie od przyjętego modelu rozliczenia, i przygotowujemy dokumenty potrzebne do rozliczenia dopłaty z ZFŚS.
Od ilu dzieci można zorganizować wyjazd tylko dla firmy?
W Polsce zwykle od 15 uczestników, za granicą od 30. Przy mniejszej liczbie dzieci proponujemy miejsca na turnusach z aktualnej oferty, z dopłatą pracodawcy.
Czy dopłata z ZFŚS do kolonii jest opodatkowana?
Dopłaty z ZFŚS do wypoczynku dzieci i młodzieży do 18 lat w formie kolonii i obozów są zwolnione z podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy o PIT. Sposób rozliczenia w Waszej firmie warto potwierdzić z księgowością.
W jakim wieku dzieci pracowników mogą wyjechać?
Kolonie dla dzieci są przeznaczone dla uczestników w wieku 7–12 lat (w Darłówku od 6 lat), a obozy młodzieżowe dla młodzieży w wieku 13–19 lat. Dokładny przedział wieku podaje opis każdego turnusu.
Czy dzieci pracowników mogą pojechać razem?
Tak, jeśli firma wybierze wspólne turnusy w ramach puli miejsc albo zamówi wyjazd tylko dla swojej grupy. Prośby o wspólne zakwaterowanie rodzeństwa lub znajomych zgłoś w zapytaniu, a sprawdzimy możliwości na wybranym turnusie.
Czy firma bez ZFŚS też może skorzystać?
Tak. Dopłatę może sfinansować także firma, która nie tworzy funduszu, ale skutki podatkowe są wtedy inne. Formę finansowania warto uzgodnić z księgowością, a my dopasujemy do niej sposób fakturowania.
Jak zacząć współpracę?
Wypełnij formularz poniżej albo zadzwoń pod numer 512 462 462. Podaj orientacyjną liczbę dzieci, ich wiek i terminy, które Was interesują, a przygotujemy propozycję współpracy.